Mandantenrundschreiben zur stufenweisen Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) ab 2025
Hintergrund der Einführung
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, den Rechnungsempfang durch E-Rechnungen im B2B-Bereich zu ermöglichen. Diese Maßnahme basiert auf der ViDA-Initiative der EU-Kommission, die ein elektronisches Meldesystem vorsieht. Das Bundesfinanzministerium hat diesen Entwurf im Wachstumschancengesetz verankert, das Anfang dieses Jahres in Kraft getreten ist. Der verpflichtende Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich ist der erste Schritt der Umsetzung. Übergangsregelungen für das Versenden von sonstigen Rechnungen bestehen bis 2027 und werden weiter unten erläutert. Ein zukünftiges elektronisches Meldesystem zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug ist ebenfalls geplant, welches die bisherige „Zusammenfassende Meldung (ZM)“ ersetzen soll.
Was sind E-Rechnungen?
Im Zusammenhang mit den Änderungen ist eine geänderte Definition des Begriffs E-Rechnung vorgesehen. Es wird zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden.
Eine elektronische Rechnung („E-Rechnung“) enthält die Daten einer Rechnung als strukturierte elektronische Daten in einer XML-Datei, die elektronisch ausgestellt, versendet und empfangen wird. Dies soll die Effizienz und den Informationsfluss erhöhen, Nachhaltigkeit fördern und gleichzeitig den Unternehmen ermöglichen, Kosten zu senken.
Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird. Hierzu gehört beispielsweise auch das klassische PDF-Dokument, das per E- Mail versendet wird.
Betroffene Leistungen
Die Verpflichtung zur Verwendung der E-Rechnung gilt für B2B-Leistungen, wenn beide Parteien ihren Sitz in Deutschland haben. Auch Kleinunternehmer und Vermieter, die steuerpflichtig an einen anderen Unternehmer vermieten, sind betroffen. Der Mietvertrag gilt nicht mehr als Rechnung, und für Dauerrechnungen reicht eine einmalige E-Rechnung mit Verweis auf die Dauerleistung.
Zunächst sind die Regelungen lediglich für den Empfang von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Die bisherige notwendige Zustimmung zum Empfang von elektronischen Rechnungen entfällt im B2B-Bereich damit für E-Rechnungen.
Im Jahr 2025 und 2026 dürfen ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin in sonstigen Rechnungen übermittelt werden. Die Verwendung von elektronischen Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen und damit zu den sonstigen Rechnungen und nicht zu den E-Rechnungen gehören, bedarf wie bisher einer Zustimmung des Rechnungsempfängers. Dazu gehören u.a. auch Rechnungen als PDF per E-Mail.
Für den Versand gilt, dass Unternehmen mit einem Jahresumsatz von 800.000 Euro oder mehr ab dem 1. Januar 2027 ebenfalls verpflichtet sind, E- Rechnungen zu versenden.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Verpflichtung dann für alle Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind.
Lediglich steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro oder Fahrausweise sind von dieser Verpflichtung ausgenommen.
Für die Rechnungsstellung an Endverbraucher (B2C) ist weiterhin die Zustimmung für die Erstellung einer elektronischen Rechnung (also E-Rechnung und die Verwendung einer sonstigen Rechnung in elektronischer Form) beim Rechnungsempfänger einzuholen.
Die Rechnungsstellung durch den Leistungsempfänger in Form einer Gutschrift wird weiterhin möglich sein. Auch steht einer Rechnungsstellung durch Dritte in Namen und für Rechnung des Unternehmers weiterhin nichts im Wege.
Rechnungsberichtigung und Vorsteuerabzug
In Fällen, in denen eine E-Rechnung verpflichtend ist, erfüllt auch nur diese die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung. Eine sonstige Rechnung berechtigt dann dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Eine solche Rechnung kann nur durch eine ordnungsgemäße E- Rechnung berichtigt werden.
In den Übergangsjahren wird der Vorsteuerabzug aber nicht allein wegen des falschen Formats versagt, sofern die Rechnung alle notwendigen Angaben enthält und die materiellen Voraussetzungen geprüft werden können. Voraussetzung soll sein, dass der Rechnungsempfänger davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsausteller Übergangsregelungen in Anspruch nehmen konnte.
Insgesamt soll für diese Prüfung ein strenger Maßstab gelten, weshalb die Verwendung von Rechnungen mit einem fehlerhaften Format die Ausnahme sein sollte.
Technische Umsetzung und Formatwahl
Die Digitalisierung des Rechnungswesens wird für alle Unternehmen damit endgültig unumgänglich. Unternehmen müssen hierzu ein elektronisches Rechnungsformat integrieren, das den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Das Format XRechnung und das Hybridsystem ZUGFeRD erfüllen diese Anforderungen.
XRechnung ist ein reines XML-Format, während ZUGFeRD eine Kombination aus PDF und XML bietet, die eine einfache Lesbarkeit und automatische Verarbeitung ermöglicht, gleichzeitig kann der Empfänger der Rechnung allerdings wählen, ob er mit der PDF- oder der XML-Datei weiterarbeiten möchte.
Der verpflichtende Empfang von E-Rechnungen ab 2025 kann über E-Mail, elektronische Schnittstelle oder Downloads erfolgen.
Insgesamt wird die E-Rechnung also für eine weitere Digitalisierung im Rechnungswesen sorgen. Prozessabläufe hinsichtlich Rechnungsempfang und Verarbeitung müssen überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Spätestens bis 2027 müssen die Abläufe insoweit überarbeitet sein, dass eine Rechnungsausstellung in dem vorgegebenen Format möglich ist.
Ausblick
Die Digitalisierung des Rechnungswesens wird für Unternehmen unumgänglich. Die Integration in das EDV-System sollte so erfolgen, dass Zahlungsvorgänge und Datenverarbeitung automatisiert und fehlerhafte Erfassungen reduziert werden. Das Bundesministerium der Finanzen plant eine kostenlose Lösung zur Erstellung und Visualisierung von E-Rechnungen, deren Details jedoch noch weitgehend unklar sind.
Unternehmen sollten ihre Prozesse frühzeitig überprüfen und entsprechende Projekte zur Umsetzung starten, um die Anforderungen fristgerecht zu erfüllen. Die Standards XRechnung und ZUGFeRD sind bereits in DATEV Unternehmen online integriert und erfüllen alle zukünftigen gesetzlichen Verpflichtungen.
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