Mandantenrundschreiben zum Beginn der Mitteilungspflichten für elektronische Aufzeichnungssysteme
Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wurde § 146a AO neu eingeführt. Diese Regelung verpflichtet elektronische Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020, über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu verfügen, um Manipulationen an digitalen Daten zu verhindern und nachträgliche Änderungen zu unterbinden. Hierzu zählen vor allem elektronische Kassensysteme und Registrierkassen. Elektronische Buchhaltungsprogramme sind von der Regelung nicht betroffen.
Ursprünglich sollten neue und bereits bestehende Kassensysteme mit TSEs ab Januar 2020 den Finanzämtern gemeldet werden. Dies scheiterte jedoch an der fehlenden technischen Infrastruktur des Bundes. Daher setzte das BMF die Mitteilungspflicht nach § 146a Absatz 4 AO mit Schreiben vom 06.11.2019 vorübergehend aus.
Laut aktuellem Schreiben des BMF vom 28.06.2024 müssen elektronische Kassensysteme, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden, nunmehr bis zum 31.07.2025 gemeldet werden. Bei einer endgültigen Außerbetriebnahme von elektronischen Aufzeichnungssystemen vor dem 01.07.2025 ist eine Meldung nur erforderlich, wenn die Anschaffung zuvor bereits gemeldet wurde.
Da heutzutage fast alle buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen ihre Aufzeichnungen elektronisch vornehmen, betrifft die Pflicht eine Vielzahl von Steuerpflichtigen. Wer sich noch nicht mit der Anzeigepflicht befasst hat, sollte dies schleunigst machen. Positiv ist, dass die Anzeige ab 1.1.2025 auch über das Programm ELSTER erfolgen kann.
Für ab dem 01.07.2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme gilt die in § 146a Abs. 4 AO vorgesehene Mitteilungsfrist von einem Monat. Ebenso muss bei der Außerbetriebnahme dieser Systeme ab dem 01.07.2025 die Mitteilung innerhalb eines Monats erfolgen, wobei sicherzustellen ist, dass die Anschaffung zuvor gemeldet wurde.
Was muss die Mitteilung enthalten?
- Name des Steuerpflichtigen
- Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art der zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (Kasse)
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Vereinzelte, moderne Kassensysteme unterstützen eine direkte elektronische Mittelung der Kasse an das Finanzamt. Sprechen Sie daher am besten den Kassenhersteller hierauf an, ob ihre Kasse dies unterstützt und welche Informationen ins System der Kasse eingepflegt werden müssen.
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